NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1Công tác hành chính và quản lý hồ sơ
- Thực hiện công tác văn thư, tiếp nhận, phân loại, luân chuyển và phát hành văn bản, công văn, thông báo và các tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty và dự án.
- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử theo danh mục, quy trình và quy định của Công ty.
- Theo dõi việc trình ký, phê duyệt, đóng dấu, bàn giao và thu hồi hồ sơ, tài liệu theo đúng thẩm quyền và quy trình nội bộ.
- Quản lý danh mục hồ sơ, cập nhật tình trạng xử lý, thời hạn hiệu lực và thời hạn cần gia hạn của các văn bản, giấy phép, quyết định, hợp đồng và tài liệu liên quan.
- Thực hiện công tác in ấn, sao y, chứng thực, chuyển phát hồ sơ và chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp, buổi làm việc với đối tác, đơn vị tư vấn và cơ quan chức năng.
- Hỗ trợ công tác hậu cần, tổ chức cuộc họp, lịch làm việc, tiếp khách và các công việc hành chính khác theo phân công.
- Đảm bảo việc bảo quản, bảo mật và bàn giao hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định.
2Hỗ trợ công tác pháp lý dự án
- Theo dõi quá trình nộp hồ sơ, tiếp nhận phản hồi, yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa và kết quả giải quyết hồ sơ từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Cập nhật bảng theo dõi hồ sơ pháp lý theo từng dự án, bao gồm: tên thủ tục, cơ quan tiếp nhận, ngày nộp, tình trạng xử lý, hồ sơ cần bổ sung, thời hạn dự kiến và kết quả thực hiện.
- Thực hiện các công việc hỗ trợ pháp lý khác theo phân công, trong phạm vi chuyên môn và thẩm quyền được giao.
YÊU CẦU ĐỐI VỚI ỨNG VIÊN
- Tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học các chuyên ngành: Hành chính, Luật, Quản trị văn phòng, Quản lý đất đai, Xây dựng hoặc các ngành có liên quan.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hành chính trong lĩnh vực bất động sản.
- Có kiến thức cơ bản về quy trình quản lý hồ sơ hành chính và các thủ tục pháp lý liên quan đến dự án.
- Sử dụng tốt Microsoft Word, Excel, Outlook và các công cụ quản lý hồ sơ, tài liệu.
- Có kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, tổng hợp thông tin, lập báo cáo và theo dõi tiến độ công việc.
- Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp công việc với nhiều phòng ban và đơn vị bên ngoài.
- Cẩn thận, trung thực, chủ động, có tinh thần trách nhiệm và ý thức bảo mật thông tin.
QUYỀN LỢI
- Thu nhập cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực.
- Thưởng hiệu quả công việc, thưởng dự án.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định.
- Cơ hội tham gia xây dựng và triển khai các dự án quy mô.
- Đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.